项目团队复盘的详细流程拆解

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~ 复盘是围棋中的一种学习方法,指的是在下完一盘棋之后,再重新摆一遍,看看哪里下得好,哪里下得不好。对下得好和不好的,都要进行分析和推演。

通过分析和推演,我们不仅能知道自己这盘棋胜利和失败的原因,同时推演过程中还能在某些关键节点尝试和原来不同的方法,从而推演出不同的假设带来的不同后果。

这也是总结和复盘最大差别: 总结主要分析成功或失败的原因;而复盘不仅可以分析成功失败的原因,还能够通过假设的推演,找到不同的方法和可能性。

一次总结可以获得一个项目的经验,而一次复盘可能获得多个项目的经验!

众所周知,复盘分为四个阶段:

现在我就 结合之前带领1个项目团队进行实际复盘的程序,来对复盘的这四个步骤做详细介 绍,包括引导话术也会给到你,相信看完之后你就能立即开始基本的复盘实践。

组织项目团队进行复盘之前,要做以下四项准备工作(个人复盘也是一样,可以迁移):

1、提前调研收集项目的目的和目标。

2、提前调研收集项目目标的实现结果。

3、提前调研分解项目的关键里程碑。

4、环境:最好有一整面可以粘贴的平整墙面,作为“复盘墙”。

5、道具:各种大白纸、A4纸、笔、便利贴和粘胶。

接下来就是可执行、可迁移、可实施的操作指南了。

Step1 【回顾目标】

回顾的具体含义是回顾目标,以及评估结果,然后提出问题:

当时定的目标是什么?

计划实现的结果是什么?

如果你是复盘的引导师/会议主持人,你可以在这个环节提问现场所有参与者:

“我们做这个项目的初心是什么?”

“我们原定要达到的目标是什么?”

可以鼓励大家两两交流或者小组交流, 确定目标,然后分别分享。

接着,引导师邀请项目负责人修正和归纳大家的发言结果,并书写在表 1 上(提前画好了复盘表)。

PS:在回溯目标时不仅有直接的成果或业绩等直观、外显的目标,也可以延伸到团队能力成长、 客户满意、品牌形象提升等隐性的目标或收益上。

Step2 【评估结果】

评估结果,需要评估的是:

现在做到了什么程度?

现在的结果和目标对比处于什么状态?

评估的指标包括:

超额完成的目标、未完成的目标、消失的目标、新增的目标。

通过理清目标达成的情况,找到实际结果和预期目标之间的差距。

引导师/会议主持人可以将提前收集的结果数据书写在表 1 上(提前画好了复盘表)。

然后,引导师可以向全场全体参与者和项目负责人确认、修正。

接着,引导师带领大家一起评估结果的达成情况,书写在表 1 上。

在评估过程中,可以用“箭头、加号、减号”分别表示“超出、低于、新增和消失”的目标。

PS:尽量用数值或百分比量化呈现。

回顾了总的目标和实际结果,并找到差距之后,有必要对事项进行阶段性的“目标—结果分析”,从而找出关键阶段,以便通过关键阶段找出关键因素。

我们把项目中的关键阶段称之为“项目关键里程碑”。

我们需要在本次复盘会议之前,提前写好分解好的里程碑,一个里程碑写在一张白板纸上面。

这时候的任务是: 找出复盘的事项在过程中,主要的亮点有哪些,主要的不足有哪些。

后面还要分析亮点和不足产生的主观、客观原因是什么。

引导师/会议主持人将提前梳理好的项目关键里程碑“分解挂图”张贴在复盘墙上面。

引导师向全体参与者和项目负责人再次确认、修正里程碑的分解结果。

引导师根据里程碑数量,将现场成员进行分组,最好一个组负责一个里程碑的梳理。

接下来,请各组就自己负责的里程碑(项目某个阶段)进行研讨:

1、各小组认领负责的里程碑,研讨亮点(GOOD)和不足(NEED)

2、为保证能够充分的集思广益,小组成员采用书写式头脑风暴的形式:

每个人先将自己的观点写下 来(一个观点写一张小便利贴)。

每人充分思考写完后,再小组风暴,汇总意见,筛除重复内容。

3、小组将研讨成果贴在项目关键里程碑“分解挂图”所对应的阶段上,GOOD (亮点)写在上半部分,NEED(不足) 写在下半部分。

这时候,引导师可以组织开放空间的促动活动:

每个小组留一名成员在本组的里程碑前负责介绍,其它全体成员在场内自由走动,在每个里程碑前驻足,补充自己的看法和观点(用便利贴)。

开放空间环节结束之后,引导师请项目负责人对大家的研讨成果做总结和补充。

Step3 【分析原因】

这个阶段就涉及到事项过程的可控性性分析,要分析哪些可控、哪些半可控、哪些不可控。

简单来说:事项的主观过程基本是可控的;事项的客观过程基本是不可控的。

可控的部分无论是亮点还是不足都可以成为未来可借鉴的经验;

然而不可控的部分无论成功失败,如果作为未来的经验就会存在一定的风险。

这个环节,引导师可以邀请小组成员聚集到本小组负责的里程碑前,对 GOOG 和 NEED 进行可控性评估。

小组成员在每条内容前用白板笔进行标记,用实心圆、半实心圆和空心圆分别代表可控、半可控和不可。

引导师将项目各里程碑中的所有 “半可控和不可控” GOOD 项汇总,挑出来汇总粘贴,将所有 “可控和半可控” 的 NEED 项挑出来汇总粘贴,其余的摘走。

如果现场汇总后的待讨论项过多,可以让大家一起来投票,筛选出分别不超过 6 条的待分析 GOOD 和 NEED。

为什么GOOD 项挑选出来的是“半可控和不可控”的内容呢?

为什么NEED 项挑选出来的是“可控和半可控”的内容呢?

这和接下来的步骤有关,马上你就会知道答案了。

一、成功关键因素分析

现场成员分为 A 和 B 两大组,每组负责一半的讨论项。

1、讨论项用大号便利贴书写,一个讨论项写一张大便利贴。

2、每个讨论项对应的成功因素用中号便利贴书写,一个成功因素书写一张。

3、小组成员将讨论项和成功因素对应贴在复盘墙上。

两组发表观点并相互设问:

1、 A 组派代表发表他们的研讨成果,B 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,可以随时发问“为什么?”A 组其它成员根据 B 组的设问情况,酌情修订研讨成果。

2、交换:B 组派代表发表他们的研讨成果,A 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,也可以随时发问“为什么?”B 组其它成员根据 A 组的设问情况,酌情修订研讨成果。

PS:多谈客观因素和外因,因为这是可以在未来借鉴和重复利用的。

二、失败关键因素分析

现场成员分为 A 和 B 两大组,每组负责一半的讨论项。

1、讨论项用大号便利贴书写,一个讨论项写一张大便利贴。

2、每个讨论项对应的失败原因用中号便利贴书写,一个失败原因书写一张。

3、小组成员将讨论项和失败原因对应贴在复盘墙上。

两组发表观点并相互设问:

1、A 组派代表发表他们的研讨成果,B 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,可以随时发问“为什么?”A 组其它成员根据 B 组的设问情况,酌情修订研讨成果。

2、交换:B 组派代表发表他们的研讨成果,A 组在倾听时,如果认为挖掘的还不够本质,也可以随时发问“为什么?”B 组其它成员根据 A 组的设问情况,酌情修订研讨成果。

PS:多谈主观因素和内因,从自身找问题,狠挑劣势,因为这是未来改进和提升的重点方面!

Step4 【总结规律】

记录员将以下内容电子化整理:

1、复盘项目名称

2、时间

3、参与人员

4、GOOD和成功关键因素

5、NEED 和失败根本原因

接下来探究如何提升。

提升的具体含义是对我们后续的行动计划进行明确,包括三个方面的行动计划:

1、开始做 (经过复盘,发现哪些之前没做,现在需要做的);

2、继续做 (经过复盘,发现哪些之前做的不错,现在仍需保持的);

3、停止做 (经过复盘,发现哪些之前做的不对,现在要停止做的)。

具体流程如下:

1、引导师/会议主持人将现场全体成员重新分为 3 组,三个组分别讨论开始做、继续做、停止做的行动计划。

2、各小组头脑风暴研讨,并书写在大便利贴上面,一个行动写一张大便利贴(用不同颜色的便利贴来分别代表“开始做、继续做、停止做”)。

3、各小组发表观点,全体成员补充。

4、记录员记录汇总。

最后将复盘表完整地呈现出来,供大家拍照记录,以便大家在以后的项目中可以更好的完善行为。

这就是完整的团队项目复盘流程,当然,迁移到个体身上也是可以用得。

大家可以就这个流程,进行复盘的基础实践, 相信大家实践之后也会调整出适合自己的复盘套路和流程工具。

在当下社会无论是个体还是组织,快速的学习成长和更新迭代是持续保持竞争优势的最有力保障。

在知识信息爆炸性的涌现时,我们很可能会迷茫:“我们到底要学习什么?”

很多别人身上的经验看似美好,但是我们发现别人的经验往往受限于环境、时空,很难复制。

不过,在带领很多企业进行过复盘之后,我深刻的意识到:

永远从过去获得力量,来帮助我们更好地面对未来 —— 这才是复盘的意义。

复盘虽然比较简单,也有不同的流派,经过这几年的摸索,华木战略咨询将它总结成复盘七步法。

1.回顾定性指标

去年,我们帮助贝壳复盘4个项目,第一步就是复盘定性目标和定量目标,复盘完后,其中2个项目的Leader说:“如果让我重新回到过去,我不会定这样的目标。”

这是复盘根本的方法论,复盘任何事物的时候,都要想一下,第一,当初有定性目标吗?第二,它合理吗?

2.回顾定量指标

基于这样的定性目标,我们再来看:

第一,有定量指标支撑这个定性目标么?原来定的KR1、KR2,能支撑“O”吗?如果不能,回顾过去,重新定指标还会是这两个指标吗?还是会出来第三个指标?

第二,当时定的指标里的量值合理吗?有时候我们定目标真的是拍脑袋拍个10亿。如果不合理,有没有达成呢?到底是目标定的量值不合适,还是下面的能力不足,还是其他原因?

所以,你真正找到了所有能够完全衡量“O”的KR吗?定的指标真的合理吗?一个合理的目标,应该是“激进且务实”的。

3.评估实际结果

在公司层面,需要大家拿出真实的结果和真实的数据,把关键结果拿出来看一下,评估真正结果是怎样的。

4.分析关键举措

每一次的成功都有精心的策划和预谋。在这一步上,一定要问:“当时定的那个关键目标,有为它精心设计关键举措吗?”

很多时候我们是按照惯性在做事,原来我碰到问题A,我的方案是ABC,现在我碰到问题B,方案还是ABC。没有心力进去,价值没有凸显,只是按照习惯推着往前做事情。

所以你要问自己,当时有为目标去精心设计关键举措吗?如果有,就把它拎出来,如果没有,那就反思一下自我,为什么这么重要的目标,没有花心力和资源设计关键举措?

针对关键举措,我们要问:关键举措真的能支撑目标实现吗?如果不能,还少什么?

经过半年战略落地后,我要重新设计关键举措,除了KR1、KR2和KR3之外,是不是应该有KR4或者KR5才能支撑我的“O”?我当时定的KR1是不是定错了,不应该是KR1、2、3,而应该是KR2、3、4?

5.定义真问题

当定义真问题的时候,想一下比尔·盖茨脸上被扔蛋糕这件事,真问题到底是什么?到底是要想办法去让反对者变得越来越少,还是要把安保问题提升到极致?

复盘的目标之一,就是尝试着帮CEO把问题定义清楚。

6.发现根因/规律

当你定了真问题,就要去发现根因和规律。对于有差距的,就去找根因,到底是什么原因造成差距?

对于做得还不错的,就去总结规律,就像“东方甄选直播间3331”这样的规律就要把它总结出来,以便后续去应用。

7.设计KISS计划

KISS指的是:Keep——持续要什么、做什么;Improve——改进的是什么;Stop——停止做什么;Start——开始做什么。

在Improve这一点上,我曾经把它优化成调研,因为复盘结束之后可能有一些事,它既不是持续做,也不是要改进的,而是要被持续验证。它还是个假设,还要持续验证它是不是合理。

总之,无论是个人复盘、组织复盘,还是业务复盘,都要用到这七步,只不过复盘的内容不一样。这是一个根本的方法论。

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