行政接待之会议接待

行政会议接待，Rukia's Manual

一、接待准备阶段工作流程

接收接待信息：

1.确保相关责任人知晓嘉宾来访事项。

2.及时落实来访对接联络人及联系方式。

3.确定来访时间。

4.了解来访目的（eg：考察交流）可以询问对方联络人是否有会议资料需要提前拷贝。

注意：a.编写会议议程时，涉及保密内容需要回避。

b.注意措辞：一般上级单位为“指导”，平级单位为“交流”。

5.了解来访人员信息（包含单位/部门、职务、人数等)。确定来访人员的职位，邀请本公司相应职位的领导参与接待。（只多不少）

6.确认是否安排住宿、接送机/站、用餐，至少提前一天确认。

二、确定接待责任部门，明确责任人：

责任人需要全程负责接待任务，一般情况下，来访嘉宾没有离开前，接待人员不宜随意更改。确定访客的各项需求后，向领导（接待责任人）进行请示，并请示领导是否安排会议室、公司参观讲解、欢迎大屏、摄影口、礼品、以及餐叙环节。

三、确定接待方案，根据来访人员级别不同，安排不同标准的接待安排。原则上提前一天落实所有接待事项。

1.住宿、餐饮、接待陪同人员、接待车辆、会场布置、礼品门等都可视具体情况来定。

2.请示领导是否安排欢迎大屏、席卡、公司宣传册、会议签到牌、海报展架等宣传物料。

3.如果我方有会议材料需要提前收集，并在会前提前调试媒体设备!

四、制定接待WBS及日程安排，发送至各责任人。

1.制定WBS将整个接待流程做简单描述，以及涉及相关责任人的工作职责均分配到个人，并交由负责此次接待级别最高的参会人员审批。审批通过后，将该WBS及日程安排发送给相关接待人员及相关部门责任人，以及参与会议的宣传人员及其他工作人员。

2.涉及党政机关接待，WBS中不得出现“宴请”、“晚宴”等字眼，可使用“餐叙”、“工作餐”等话术，用餐地点使用另行短信通知代替，用餐信息可使用短信发送给相关领导。

3.WBS中要明确接待及陪同参观人员摄影人员、陪同就餐人员等相关责任人。其中摄影人员需全程参加，并提神确定合影位置及时间。（涉及团体合影需提前确认站位，根据人数提前摆放站架或椅子。）

4.提醒陪同人员注意着装，佩戴工作牌等。

接待进行阶段工作流程：

五、门厅迎接来访人员：

1.提前预留车位，或者电梯控梯等。在来访嘉宾抵达10分钟前，接待人员在门厅准备迎接。

2.接待人员在陪同高层领导见嘉宾之前，提前告知高层领导来访人员的级别及相关工作性质。

3.在嘉宾抵达时，接待人员主动引导我方高层领导与重要嘉宾寒暄。

六、座谈交流：

1.如安排公司参观，则先进行讲解参观。

2.涉及党政重要机关来访，利用重要嘉宾参观期间，可请对方联络人（如办公室主任、秘书长等）到会议室再次确认会场、就餐包间布置（特别注意席卡坐次），涉及临时增加人员，利用此时间加席卡。

3.根据参观时间做预判，提前5分钟确认是否备好茶水，不建议提前太久（茶水冷掉）或嘉宾就座后倒水（注意开水不要溅到嘉宾）。

4.根据会议接待性质安排会务服务人员，会务秘书需要做好会议记录，录音等事项。涉及机密内容，会务服务人员由内部安排。

5.会议结束前10分钟，安排引导人员就位。如需合影则根据需要提前安排好站架或椅子。接待结束阶段工作流程

七、会后工作：

1.及时整理相关材料，包括会议纪要、接待总结、合影及宣传物料，发送给相关领导。

2.做好会议督办工作，跟踪落实事项。

3.对接宣传人员做好会后报道。

4.如有回函和费用结算等事项也需要尽快完成。