某高职文秘组织招聘会，数十家用人单位到学院挑选文秘毕业生，且校企洽谈，如何做好会前信息工作？

秘书工作上升空间的现状分析~

随着高校大规模扩招和近年来高等职业教育的兴起，秘书专业在全国各高等院校中开设，秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势，人才供求矛盾也逐渐激烈化，尤其是社会对秘书人才的需求已趋于饱和。秘书专业毕业生的就业形势非常紧迫，面临严峻的“就业寒冬”。本文主要对当前我国法律文秘工作的现状及产生这种现状的原因进行了初步的分析，进而提出一些改善的建议，最后展望了法律文秘工作的发展前景。
一、法律文秘专业学生的就业现状
法律文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业。大到国家机关、企事业单位，小到地方私营，一切企业机关的运行都离不开法律文秘工作。而法律文秘行业的发展依托于中高等院校对法律文秘专门人才的培养，其中高职法律文秘专业，是法律文秘专业的一个重要组成部分，它主要针对中小型企业培养能适应生产、建设、管理及服务一线需要的法律文秘人员。总而言之，它在管理人事、塑造形象、沟通内外、处理信息等方面发挥着越来越重要的作用。当今社会，市场经济日益变化且不断向前发展。虽然金融危机笼罩的迷雾仍未散尽，但从市场反映的情况看，并没有对高职法律文秘专业学生的就业形成明显的冲击。很大一部分原因是由于民营企业的迅速发展给高职法律文秘专业的学生提供了很大的就业几率。然而，就在这样一种就业的机遇下，供求关系错位依然是不争的事实，分析其深层原因：其一，高职法律文秘专业学生的整体素质现状与社会的用人要求之间产生
了矛盾。随着信息化时代的到来，电脑技术已经在绝大多数行业及领域普遍运用。法律文秘工作也从一支笔、一张纸的“手动”阶段逐步演变成自动化办公。新的办公手段提高了工作效率，对法律文秘工作人员的要求也在不断的提升，因而，传统的教学模式已不能适应社会发展的需要。其二，学生的就业期望与社会给予之间的矛盾。现在很多学生都是独生子女，在成长的过程没有经受过挫折，在没有任何社会实践历练的情况下，往往自视过高，却不知如今的高等教育早已从“精英教育”转型为“大众教育”；其次，生活在象牙塔的学生往往在就业初期，对就业的期望带有理想色彩，一味地将自己的心理预期作为择业的唯一目标，只有当理想遭遇现实时才发现实际就业是受制于社会需求的。自20世纪80年代以来，我国很多院校纷纷创办法律文秘专业，就目前而言，法律文秘专业已经成为部分院校的传统专业，对学院的发展起着不可或缺的作用。但是传统专业在发展的过程中也必然会受到一些社会导向或传统习惯等诸多因素的制约。
1、法律文秘工作的现状表现
1.1教学手段及内容的滞后性
在很多高职院校，法律文秘专业是传统专业。在教学的过程中保留了很多宝贵的教学经验和教学手法。但是教学过程应该是一个动态的过程，应该随着社会需求的变化而不断做出调整。以前适用的做法不代表现在适用，以前好的教学模式不代表现在是好的。可在实际的教学过程，很多学校都缺乏创新意识，不仅沿袭了一些旧模式、旧知识，而且在课程的设置中也存在着很大的问题，比如重智育轻德育、重理
论轻实践等。其次，法律文秘专业在实训方面投入不足，软硬件更新滞后。
1.2学生综合素质的局限性
针对高职学生的特点，从主客观因素分析主要表现在如下几个方面：
1)专业能力薄弱。主要反映在专业知识不牢靠、知识结构不健全、综合能力水平较低。和其他本科院校的学生相比，高职学生文化功底较浅、人生目标不明确、学习动力不足、自律意识不强等。2)盲目自信，缺乏认识。很大一部分学生在成长的过程中，没有经受过挫折，往往自视过高，对自己的能力认识不清，并且缺乏品质的锻炼和经验的 积累。3)缺乏择业的主动性。很多同学在择业的过程中走马观花，随意性较强，一些大学生在社会为其提供的就业机会面前顾虑重重，不能主动地参与就业市场的竞争，向用人单位展示自我、推销自我，依赖自身的努力去赢得用人单位青睐，而是寄希望于学校或依靠家长去四处奔波，缺乏择业的主动性，“等、靠、要“的思想依赖性很强，使自己在就业中处于劣势。
1.3秘书行业存在“潜规则”
“潜规则”这一词近几年频繁出现在各大报纸杂志和互联网。据调查，“潜规则”已经存在于社会的各个行业，秘书行业也不例外。在用人单位招聘的过程中，我们不难发现：由于法律文秘职业的特殊性，用人单位在招文员时，在注重能力的同时，长相外貌也是不容忽视的因素之一。用人单位的理由是秘书形象直接与企业形象挂钩，具备所谓的“亲和力”，能力才能得到更充分的发挥。另外，传统的观念是法
律文秘行业以女性为主，认为女孩子温柔、心细，公关能力较强。而男性更适合做一些重体力的或理性思维强，有闯劲的工作。局限在一个固定的空间不适合男性对职业的追求，因而性别的偏重性在秘书行业是显而易见的。
2、现状出现的原因
对于法律文秘工作为什么会出现如今的现状，我对其原因做了简要的分析，具体因素如下：
2.1教材内容陈旧，课程体系不健全，造成学生某些方面能力欠缺。 法律文秘专业的专业教材有一些是传统的、过时的书本，书本中的有些内容些内容已经不适应时代的发展，而且大多数教材是由别的专业教材拼凑而成的，教材形式不一，如自考教材、本科教材、师范院校教材、高职高专教材等。目前，还没有系统的、成套的法律文秘专业的教材。
秘书人员要有一定的经济、金融、以及计算机编程方面的知识，没有一定的数学基础是很难学好的。法律课程的广度和深度不够，而仅停留在法律基础知识这一类公共课程上。秘书工作的重点是辅助管理，没有足够的法律知识是无法胜任的。此外，涉外法律文秘专业侧重于英语，适当时应通晓第二外语，对经贸、海关、投资方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、备忘录、商务信函、考察报告、市场调查、中法律文秘书较强的中文功底，古文功底深，有一些具体工作部门对专业知识要求。军训和体育课、心理学等方面的课程对培养学生的意志，吃苦耐劳、团队合作精神，培养学生心理
健康方面都有很强的作用，而这方面也是很多学校没有引起重视的，导致学生很多方面能力低下的现象。
2.2、社会用人单位不重视，“市场准入”制度没有得到真证实施，造成毕业生就业难的局面。
秘书职业资格证书考试，由于认证体系不够健全，考试不尽合理等各方面的不完善，受到了社会各界尤其是高校法律文秘专业师生的高度重视和普遍关注。秘书职业资格证书考试存在种种的弊病，诸如考试不具权威性，而且这种考试名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对职业道德和操作技能等的考核不合理，不能公正地考评出一个人的能力与水平等，此外它也没有得到社会用人单位的广泛认同和应有的重视，使“持证上岗”制度留于表面形式而末真正实施，加重了毕业生就业难度，据了解秘书职业资格证书考试从教材到考法正在改革，大家都拭目以待，热切期望上述状况能有所改观，希望能打造出真正的品牌。

在高职毕业生就业问题日益突显的形势下，毕业生就业竞争力成为衡量高职院校办学水平的核心指标。在实践中，应同时做好高职院校专业布局规划、课程建设规划、就业指导规划和职业生涯规划等四项规划。通过高职院校专业布局与就业市场的有效契合，学生专业能力与岗位需求的对口整合，就业指导工作与学生职业理想的密切配合和学生职业生涯计划与行动的紧密结合，才能有效提升毕业生就业竞争力，用高职毕业生良好的职业发展为高职教育的发展提供持久的动力。
近年来，高职教育规模的迅速扩大和劳动力市场的有效需求不足引发了社会各界对高职毕业生就业问题的担忧。高职毕业生与农民工抢饭碗，起薪点低于熟手农民工的现象和高职教育学费较高的现实，不可避免地影响到作为理性经济人的学生及家长对高职教育的信心。“以服务为宗旨、以就业为导向”的高职院校必须在继续关注就业率的同时，更加关注高职毕业生的就业流向、薪酬水平、职业发展和用人单位满意度等综合指标，提升高职毕业生的就业竞争力，才能实现高职教育的可持续发展。
　　一、毕业生就业竞争力是衡量高职院校办学水平的核心指标
　　国内关于高校毕业生就业竞争力的研究源于高校毕业生就业分配制度的改革，大概兴起于20世纪90年代初。楼锡锦等人关于就业竞争力的定义较具代表性。就业竞争力，是指毕业生在就业市场上具有战胜竞争对手、找到适合才能发挥和实现自身价值的适当工作岗位的能力，即满足社会和用人单位对人才需求的能力。俞锋等人认为，大学生就业竞争力分为就业岗位获得能力和岗位适应能力。关于大学毕业生就业竞争力的影响因素，目前众说纷纭，尚无定论，但一般都可归纳为“个人因素和非个人因素”。
　　根据上述研究视角，结合国内对于大学生就业竞争力的其他研究成果，笔者认为，加强高职毕业生的就业竞争力，必须既要着眼于毕业生所就读专业本身的实力，又要瞄准专业所对应的就业市场需求，更要加强学生本身专业素质和综合素质的培养。包括扎实的专业素质及其延伸的学习能力，以及除专业能力和学习能力外实现其职业发展和自身价值的其他能力，包括职业生涯规划能力、表达能力、人际交往能力、团队协作能力、环境适应能力等。在实践中应同时做好高职院校专业布局规划、课程建设规划、就业指导规划和职业生涯规划等四项规划，通过高职院校专业布局与就业市场的有效契合，学生专业能力与岗位需求的对口整合，就业指导工作与学生职业理想的密切配合和学生职业生涯计划与行动的紧密结合，才能有效提升毕业生就业竞争力，用高职毕业生良好的职业发展为高职教育的发展提供持久的动力。
　　二、做好专业布局规划，实现高职院校专业布局与就业市场的有效契合
　　伴随着高校毕业生就业分配制度改革，就业市场成为配置高校毕业生资源的基本方式。高校毕业生既要服务于就业市场，也要经得起就业市场的检验。有研究显示，中国高校毕业生就业市场正呈现出“三峰叠加”“四种矛盾”和“五种现象”的特点。三峰叠加是指下岗职工再就业、农民工进城务工就业和中国大学生就业三个高峰同时到来且并行发展的态势。四种矛盾是指数量性矛盾、质量性矛盾、结构矛盾和路径矛盾等四个大学生就业本身所固有的制约其就业发展的四种本质性矛盾。五种现象具体表现在：一是事业单位用人招考制度开始实施，这将对整个中国大学生就业市场的运行方式产生重大影响；二是全国教师编制核定整体结束，基础教育整体需求下降；三是经济发达地区户口限制措施相继出台，人事编制使用的本土化倾向显现；四是研究生就业高峰到来、研究生学制改革和就业难问题凸显；五是毕业生就业整体倒流现象更加明显，就业市场买方化。
　　由此可见，高职毕业生面临着多元主体激烈竞争的就业格局。高职院校必须以就业市场为导向，科学谋划专业布局，充分发挥高职专业人才培养模式的比较优势。从总体看来，目前毕业生就业情况较好的高职院校，都在专业布局规划方面突出特色，紧扣区域经济发展需求。反之，一些高职院校在进行专业设置时，对市场近期和远期究竟需要什么样的专业人才、需求数量等缺乏研究，一味追求专业设置的大而全，盲目通过开设“热门”专业和扩大招生实现学校规模发展和效益、福利的提高，导致人才培养与社会需求出现严重错位，造成不少高职毕业生结构性失业。如一些高职院校盲目追求设置热门专业，在《普通高等学校高职高专教育指导性专业目录（试行）》设置的19个专业大类中，各专业大类的发展规模极不平衡，规模最大的财经大类招生数达 34.1万人，而水利大类仅招生 0.7万人，二者相差近49倍。一些所谓的热门专业，如会计、文秘、计算机应用技术等专业由于面向人们普遍青睐的“白领”岗位，成为职业院校纷纷开设的热门专业。但目前人才劳动力市场上这些专业供过于求，北京、南京、深圳、南宁等城市的供求比已超过5，而且用人单位的学历要求较高，高职毕业生就业压力很大。至于公共管理类专业包括公共事务、民政、行政、人力资源、劳动与社会保障、国土资源管理、海关管理、环境规划与管理等，用人单位对这些岗位人员的要求更高。高职生更是缺乏市场竞争力，导致了高职毕业生的结构性失业。
　　高职院校在进行专业布局时，应根据区域经济发展需求和学院办学定位、办学传统和比较优势，确保主干专业，重点打造精品专业和优质专业，扶植新兴行业相关专业，逐步调整和淘汰一般专业。首先，要确保主干专业发展。主干专业是指符合学校定位、办学条件好或社会需求旺的，并有较好成长性的专业。主干专业是高职院校诸多专业中的核心和骨干，对高职院校确立其在区域高等职业教育体系中的地位，实现持续发展，发挥对区域经济的影响力具有重要意义，因而选定一个或几个主干专业是必须的。其次，重点打造精品专业和优质专业。优质专业和精品专业是建立在评估基础上的概念。虽然从举办高等职业教育的初衷出发，进行专业建设都怀有将其建设为优质专业和精品专业的良好愿望，但由于教育行政部门等评估机构对高职院校的专业建设提出了一定的标准并据此划分了相应等级。各个高职院校在基础设施和其他方面存在差异，不可能将所有专业同时建设为优质专业或精品专业。因而，高职院校在进行专业建设规划时，有选择地确定部分专业，优先将其建设成为优质专业和精品专业无疑是明智的选择。需要指出的是，主干专业同时可以是优质专业和精品专业，但并不是所有院校的精品专业都是其主干专业。在某些情况下，高职院校对适应市场需求的、小而精的专业进行重点建设而获得有关部门认可为“精品专业”的可能性更大，因为它更能在激烈的竞争中突出特色。另外，根据市场需求的变化，高职院校对各个专业建设的侧重点进行调整更是不可避免。因而，对主干专业、优质专业、精品专业和一般专业的划分并不是绝对的和一成不变的。再次，调整和逐步淘汰一般专业。具备以下条件中的一条或多条的专业，可定位为一般专业：目前区域内已有不少高职院校开设相关专业；区域经济对该专业人才有一定需求，但需求量不大；对比其他高职院校，本校举办该专业并无优势。
三、做好课程建设规划，实现高职毕业生专业能力与岗位需求的对口整合
　　1.在课程结构上，注意课程的类型和层次规划。以高职院校物流专业的课程设置为例。随着近年来我国物流业的迅猛发展，众多高职院校开设物流专业，但由于起步较晚和缺乏科学的规划，不少高职院校物流专业的课程设置缺乏科学性，表现为缺乏社会调研和论证，课程的类型和层次规划不清，如一些高职院校物流管理专业开设“经济学”等学科化色彩浓厚、针对性不强的专业基础课，同时，却忽视实践的需要，“数量化分析方法”“物流政策法规”“物流保险”等课程缺失。甚至由于受师资和实验实习等教学条件的制约，存在因人设课、依现有条件设课的现象。从学生就业后的反馈意见来看，不仅相当一部分理论推导和验证性内容根本用不上，而且大大拖延了学生独立上岗的时间，使所培养的人才理论上不及本科学生，实际动手能力也上不去。基于“层次—模块”的物流管理专业课程体系值得借鉴。这一课程体系由核心层、支持层、基础层、特色层等四个层次课程组成。核心层包括“核心技术课”和“职业技能课”两大模块。核心技术课模块涵盖该专业对应职业岗位群体所需要的最基本、最主要的知识和技术，包括“运输管理实务”“仓储与配送管理”“物流设施与设备”“供应链管理”等；职业技能课模块强化培养学生的动手能力、操作技能，重在职业基本技能，包括“办公自动化”“物流企业经营模拟实训”“配送中心模拟实训”等。支持层包括围绕核心层以外开设的“专业技术”“职业考证”及“职业方向”等模块。“专业技术”模块是对核心技术课程所需专业知识的强化、拓宽和补充，以使学生进一步深入理解本专业的核心技术课，强化技术操作，以熟练和丰富技术操作经验，包括“物流法规”“物流地理”等。“职业考证”模块旨在保证职业资格的获取，将职业考证的相关课程尽可能融入培养计划中。职业方向课模块以当前职业岗位的需求为依据，侧重对学生进行有针对性的专项培训，以适应多层次岗位的需求，如“国际贸易实务”“集装箱运输实务”“国际货运代理”“报关实务”等；基础层课程主要为学生提供必备的科学、人文、身心等方面的基础知识，重视培育学生的人文素养和科学素养，是职业高校区别职业中专的标准。基础层的课程设置以“必需、够用”为原则。特色层包括过程性课程、心理健康和职业指导课、选修课三大模块。过程性课程是在“以学生为主体”的理念指导下，为给学生提供更多的自学的机会、动手的机会、表达的机会而开设的过程性特色课程。基于“层次—模块”的课程体系紧紧围绕职业技能这一核心，有助于形成一个围绕核心环环相扣的课程结构，体现了从高职学生发展实际出发，“以学生为主体”的教育理念。
　　2.加强以“工作过程为导向”的课程建设。《教育部关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》（教高［2006］16号）要求：“高等职业院校要积极与行业企业合作开发课程，根据技术领域和职业岗位（群）的任职要求，参照相关的职业资格标准，改革课程体系和教学内容。建立突出职业能力培养的课程标准。规范课程教学的基本要求，提高课程教学质量。”根据文件精神，目前一些高职院校积极开展的以工作过程为导向的课程体系开发的经验值得借鉴。其基本过程为根据职业能力发展的阶段理论，将高职毕业生进入工作岗位后的职业成长阶段划分为“新手、进步的初学者、内行的行动者、熟练的专业人员、专家”等五个阶段。召开实践专家座谈会，要求每位行业实践专家将每个阶段举出3～4个有代表性的任务，然后从中确定一部分具有挑战性的工作任务；对这些工作任务进行汇总和归类，确定该职业的典型工作任务。一个职业的典型工作任务描述一项完整的工作行动，包括计划、实施和评估整个行动过程，它反映了职业工作的内容和形式以及该任务在整个职业中的意义、功能和作用。典型工作任务通过从行动领域向学习领域转换，构成职业教育的一门学习领域课程。每个职业通常有10～20个这样的课程。由于以工作过程为导向的课程着眼于职业成长，关注工作过程，近年来引起了高等职业教育界的高度关注，在理论与实践层面已取得了不少成果。通过在中国知网上检索发现，截至2011年11月10日，以“高职”“工作过程”“课程”为题名的研究成果达1770余项。
　　四、做好就业指导工作规划，实现高职院校就业指导工作与学生职业理想的密切配合
　　面对日益严峻的就业形势，高职院校有必要加强大学生就业指导工作体制、机制建设，通过就业指导工作机制的良好运转实现对高职毕业生职业理想的良好支持。国务院已将“加强就业创业教育和就业指导服务”列入《国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》中。因此，就业工作体系全不全，机制运行得好不好，成为衡量高职院校贯彻党和国家要求，推动解决高职毕业生就业问题的重要指针。笔者认为，高职院校在构建就业指导工作体制机制的过程中，应做到以下五点：
　　1.树立先进的就业指导工作理念。高职教育重在一个职字，但高职院校的就业指导不能等同于职业介绍，而应该充分体现教书育人职能，即引导学生树立正确的就业观念，帮助学生获得实现终身可持续发展的职业策划能力。为实现这一目的，在开展就业工作时，应注意树立“就业指导专业化”“全程就业指导”等工作理念，必须将就业指导贯穿于高职学生学习的全过程，让高职学生自始至终关注就业前景，按照职业生涯规划的目标实施自己的成才计划和就业计划。
　　2.建设专兼结合、全员参与的就业指导工作队伍。《教育部关于进一步加强普通高等学校毕业生就业指导服务机构及队伍建设的几点意见》（教学［2002］18号）对高校就业工作提出了人员、机构和经费“三到位”和“全员化、全程化、专家化和信息化”的要求，就业指导工作进入到一个全新的发展阶段。高职院校要严格按照教育部每500名毕业生配备一名以上的专职就业指导教师和专职工作人员的标准配足专职就业指导人员，通过建立健全机制的方法调动广大师生积极参与毕业生就业工作。借鉴一些高职院校的实践经验，如建立“校领导统筹，主管部门牵头，职能部门配合，院、系两级层层落实”的工作体系；除了配备专职的就业指导教师从事职业咨询、教学研究之外，聘请专职教学的就业指导教师、专业学术带头人、外聘专家等按照专业教学教研室划分，组成就业指导教研组进行有针对性的就业指导课程教学；聘请校友、职业介绍人员、企业人力资源部门工作人员等担任兼职的就业工作人员；鼓励创设学生就业指导方面的学生社团，发挥学生自我教育、自我服务的作用等。
　　3.构建科学合理的就业指导工作机制。为推动就业工作各要素、各环节协调运行从而实现优化就业目标，必须建立良好的工作机制。根据高职院校与市场经济的密切联系和现阶段严峻的就业形势，在构建就业机制的过程中，应逐步实现从行政—计划的运行机制，更多地向指导、监督和服务结合的运行机制转变。如，将就业工作成绩与评优评奖直接挂钩；将就业调研分析与专业调整联动，实现各专业就业率情况与年度招生计划、专业设置、资源支持、评优升迁紧密结合的联动等。
　　4.创新就业指导内容。要以贴近实际、贴近生活、贴近群众“三贴近”为原则；以理论教学、实践教学、素质教育、课内与课外、学期内与学期外、校内与校外紧密结合为方式，全面实施就业思想教育、就业政策指导、就业心理教育、就业技巧指导等。
　　五、做好学生职业生涯规划，实现学生职业生涯设计与行动的紧密结合
　　职业生涯规划也叫职业生涯设计，是指个人与组织相结合，在对个人职业生涯主客观条件进行测定、分析、总结的基础上，对个人的兴趣、爱好、能力、特点进行综合与权衡，并结合时代特点和个人职业倾向，确定最佳的奋斗目标，并为实现这一目标做出行之有效的安排。目前，高职院校在开展大学生职业生涯规划辅导过程中，存在职业生涯规划服务体系不健全，具有职业生涯规划指导资质的专职人员缺乏，以“短期促销”功利化提高就业率的就业劝导代替“发展性生涯辅导”等多种问题。如何系统有效地指导学生进行职业生涯规划，并使他们将规划应用于行动，提高他们的就业质量，已成为每所高职院校的当务之急。要做好高职院校学生的职业生涯规划教育必须做到：
　　1.要在思想上树立对职业生涯规划教育重要性的正确认识。职业生涯规划教育是高等职业教育不可或缺的重要组成部分。高职毕业生进行职业生涯规划，既强调职业在人生发展中的重要地位，又关注学生的全面发展和终身发展，与高等职业教育的宗旨和目标是高度契合的。
　　2.要引导学生准确定位。当前高职学生职业生涯规划中存在规划意识淡薄、自我分析不足、不能准确审视自己、方法不明、规划不清、规划盲目、短视行为倾向明显等多种问题。应以学生为主体，以社会需求为导向，通过个性化指导、系统化培训，引导高职学生择己所爱、择己所长、择世所需，实现个人职业发展与全面发展。
　　3.要实现规划与实践相结合。规划脱离实践，不但无法对职业产生有效的指导，反而会因理想化倾向等偏差对实践产生误导。必须实现规划与实践的紧密结合，一方面通过自查或检查等方式引导学生不断审计规划的实施情况和实施效果；另一方面为学生提供早期接触实践，特别是接触真实职业环境的条件，在实践中对规划不断进行调适。培养学生了解自己的能力、主动获取就业信息的能力、就业应聘的能力、自主创业的能力和社会适应（终身学习）的能力。

1，搜集用人单位的的信息，如公司基本概况、房展行业、招聘的具体流程
2.，拟定邀请函，发放到准备邀请的企业
3，统计学院文秘毕业生的人数和不同的文秘方向信息，并制定出详细的信息表，分发给企业招聘方
4，和学院做好沟通，做好招聘会的宣传，吸引学生和招聘企业的注意力
5，做好招聘场地的布置，包括场所的选择（既要吸引学生去，又不能影响非毕业生正常的教学秩序），招聘现场的布置（各个不同性质企业的场地和具体位置的安排，桌子椅子的摆放，茶水供应，如果是一天的话还要考虑食宿的安排）
6，如果是外地的企业，最好提供具体的交通线路

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