电算化会计信息系统与手工会计处理系统的共同点和差别

电算化会计信息系统与手工会计信息系统有什么关系？~

百练会计为您解答：（一）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的共同点
电子计算机应用于会计信息系统，也是一种人造系统。这里将人造系统区分为不使用电子计算机的手工系统和使用电子计算机后的人机系统，仅是便于叙述，本书大量论及的系统是指电算化会计信息系统。
手工系统和人机系统有以下几个共同点：
1．系统目标一致
无论是手工系统还是人机系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。
2．遵守会计法规及财政制度
人机系统的应用，不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的弊端。
3．保存会计档案
会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。人机系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。
4．编制会计报表
会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，人机系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。
5．遵循基本的会计理论与会计方法
会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。人机系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。目前建立的人机系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。
6．信息系统的基本功能相同
任何一种信息系统都有五方面的基本功能，即：①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目际，必须具备上述五个功能。人机系统由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，其功能应当比手工系统更强。
（二）手工会计信息系统和电算化会计信息系统的区别
这里的人机系统不是一般意义上的电算化系统，而是有数据输入终端（如收款机或终端输入设备）的比较完整的电子计算机会计信息系统，或者是从属于管理信息系统网络中的一个子系统，能实现数据共享。这样的人机系统与手工系统相比，有着许多显著的区别，表现在：
1．运算工具不同
手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算过程中每运算一次都要重复一次。由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。
人机系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。
2．信息载体不同
手工系统中所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。
人机系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料（磁带、磁盘等）作信息载体，它占用空间小（一般企业一年的信息量只占用一本明细账册的空间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。
3．簿记规则不同
手工系统规定的日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线划销。
人机系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。一个成熟的人机系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。手工系统用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而电子计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题。凭证正确，输入无误，皆对，否则皆错。由于打印量大，成熟的人机系统一般都将数据存储在磁盘中。
人机系统不可能采用手工系统完全一致的改错方法。为了保证审计的追踪线索不致中断，人机系统规定，凡是已经登过账的数据，不得更改（当然还要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以更改，以便留下改动痕迹。对于需要打印的账页的空行、空页可用人工处理。
4．账务处理程序（会计核算形式）不同
手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员、环节与差错的增多。
人机系统的账务处理程序有两种方案可取。按目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植。第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：
（1）会计凭证磁性化（或用条形码）。在规格化的会计凭证上，用磁性墨水书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到中央处理机。
（2）中央处理机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。
（3）由用户定义输出形式与结果，输出设备（显示器、打印机）提供查询与打印。
人机系统的账务处理程序不因企业或成本核算对象不同而不同，成熟的人机系统应当用同一模式来处理会计业务。成本核算只是其中的一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。
5．会计工作组织体制不同
手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分如下的专业组：材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。
人机系统的会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的人机系统可划分如下的专业组：①数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作）；②凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；③数据处理组（包括数据输入、处理、输出等各项操作）；④系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。
显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。人机系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕，原系统就发生了质的飞跃。
6．人员机构不同
手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。人机系统中的人员由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中的权威应该是系统设计师。
7．内部控制方式不同
手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证，此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。
人机系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的技术处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为人机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。从国内外资料分析，如不加强人机系统的内部控制，必将造成比手工系统更大的危害。
纵观上述种种区别，集于一点，就是由于人机系统数据处理方式的改变，引起了手工会计信息系统各方面的变化，这一变化将使得系统功能更为加强，系统结构更为合理，系统管理更为完善。
会计电算化是会计史上的崭新一页。电子计算机的应用，不仅带来了数据处理工具的变化，也带来了信息载体的变化。会计电算化后，对传统的会计方法、会计理论都将发生巨大的影响，从而引起会计制度、会计工作管理体制的变革。会计电算化促进着会计的规范化、标准化、通用化和管理的现代化。

（一）电算化会计信息系统与手工会计处理系的共同点：

1．系统目标一致
无论是手工系统还是人机系统，其最终目标都是为了加强经营管理，提供会计信息，参与经营决策，提高经济效益。
2．遵守会计法规及财政制度
人机系统的应用，不能置财经法规、制度于不顾，相反应当更严格地维护财经法规，从技术上、制度上堵塞可能的弊端。
3．保存会计档案
会计档案是会计的重要历史资料，必须按规定妥善保管。人机系统形成的大部分会计档案的物理性质变化了，备份的消失与复制很容易，这就要求系统的信息资料管理更要加强。
4．编制会计报表
会计报表是企业经营、资金、成本等主要经济活动的综合反映，也是国家宏观决策的依据之一，人机系统应当编制出符合国家要求的会计报表，不得各行其是。
5．遵循基本的会计理论与会计方法
会计理论是会计学科的结晶，会计方法是会计工作的总结。人机系统会引起理论上与方法上的变革，但是这种变革是渐进型的，而不是突变型的。目前建立的人机系统应当遵循基本的会计理论与会计方法，否则将导致系统研制的失败。
6．信息系统的基本功能相同
任何一种信息系统都有五方面的基本功能，即：①信息的采集与记录（输入）；②信息的存储；③信息的加工处理；④信息的传输；⑤信息的输出。无论是手工系统还是人机系统，要达到系统目际，必须具备上述五个功能。人机系统由于使用了现代化的装备和科学的管理体制，其功能应当比手工系统更强。

（二）电算化会计信息系统与手工会计处理系的区别

1．运算工具不同
手工系统使用的运算工具是算盘、机械的或电子的计算器，计算过程中每运算一次都要重复一次。由于不能存储运算结果，使人不得不边运算边记录，工作量大，且速度慢。
人机系统使用的运算工具是电子计算机，数据处理过程由机器完成。由于它能存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。
2．信息载体不同
手工系统中所有信息都以纸张为载体，占用空间大，保管不易，查找困难。
人机系统除必要的会计凭证之外，均可用磁性材料（磁带、磁盘等）作信息载体，它占用空间小（一般企业一年的信息量只占用一本明细账册的空间，约十余张软盘），查找方便，保管容易。
3．簿记规则不同
手工系统规定的日记账、总账要用订本式账册，明细账要用活页式账册；账簿记录的错误要用划线法或红字法更正，账页中的空行、空页要用红线划销。
人机系统打印输出的账页是折叠或卷带状的，与市售的账簿明显不同。一个成熟的人机系统是不应当仿照手工系统设立日记账、明细账、总账三套账簿的，更不必全部打印。手工系统用三套账簿来实现相互牵制、相互校对的目的，而电子计算机通过对凭证的分类、排序、合并，随时可以生成任何一种账簿形式，由于是一个程序完成登账工作，不存在账账、账证、账表的相互牵制与校对问题。凭证正确，输入无误，皆对，否则皆错。由于打印量大，成熟的人机系统一般都将数据存储在磁盘中。
4．账务处理程序（会计核算形式）不同
手工系统的账务处理程序有四种，但是都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员、环节与差错的增多。
人机系统的账务处理程序有两种方案可取。按目前的经济状况与开发水平，取第一方案，即基本上按手工系统的方式进行系统移植。第二方案为理想化的全自动账务处理程序，即：
（1）会计凭证磁性化（或用条形码）。在规格化的会计凭证上，用磁性墨水书写（或打上条形码），由阅读机识别后将数据输送到中央处理机。
（2）中央处理机内以“资产负债表”、“损益表”、“现金流量表”三大财务报表为中心，分别对数据进行处理，同时辅以成本核算模块程序。
（3）由用户定义输出形式与结果，输出设备（显示器、打印机）提供查询与打印。
人机系统的账务处理程序不因企业或成本核算对象不同而不同，成熟的人机系统应当用同一模式来处理会计业务。成本核算只是其中的一小部分程序，随着计算机技术的发展和成本核算的进一步规范化，可以将不同行业的成本核算程序以软件固化形式拼装在计算机里。这样，从会计凭证到会计报表，一切手工系统的中间过程都不必与使用者见面，而任何要求的输出都能得到满足。
5．会计工作组织体制不同
手工系统的会计工作组织体制以会计事务的不同性质作为制定的主要依据。一般的手工系统划分如下的专业组：材料组、工资组、资金组、成本组、固定资产组、综合财务组，它们之间通过信息资料传递、交换建立联系，相互稽核牵制，使系统正常运转。
人机系统的会计工作组织体制以数据的不同形态作为制定的主要依据。一般的人机系统可划分如下的专业组：①数据（信息）收集组（以原始凭证作为原始数据，处理各项会计业务，其主要工作面向系统外部，类似于手工系统的出纳工作）；②凭证编码组（按事先规定的编码原则或编码手册对凭证或需要数据处理的其他文件进行编码）；③数据处理组（包括数据输入、处理、输出等各项操作）；④系统维护组（对系统的软、硬件维护，保证系统的正常运行，满足系统的业务要求）。
显然，这两种系统的工作组织体制是截然不同的。人机系统将手工系统对数据分散收集、分散处理、重复记录的操作方式改造成集中收集、统一处理、数据共享的操作方式。这一改造是循序渐进的、由量变到质变的发展过程，当改造完毕，原系统就发生了质的飞跃。
6．人员机构不同
手工系统中的人员均是会计专业人员，其中的权威应该是会计师。人机系统中的人员由会计专业人员，电子计算机软件、硬件及操作人员组成，其中的权威应该是系统设计师。
7．内部控制方式不同
手工系统对会计凭证的正确性，一般从摘要内容、数量、单价、金额、会计分录等项目来审核，对账目的正确性一般从三套账册的相互核对来验证，此外，还通过账证相符、账账相符、账实相符等内部控制方式来保证数据的正确，堵塞漏洞。
人机系统由于账务处理程序和会计工作组织体制的变化，除原始数据的收集、审核、编码由原会计人员进行外，其余的技术处理都由计算机部门负责。很明显，原来的内部控制方式部分地被计算机技术所代替，由人工控制转为人机控制，因此，对后者的控制要求更严密，范围更广泛。从国内外资料分析，如不加强人机系统的内部控制，必将造成比手工系统更大的危害。

相同点： (1)制订的目的和依据相同。两者都是在第一条中明确这个问题，制定企事业单位会计准则的目的都是为了适应我国社会主义市场经济发展的需要，统一和规范会计核算工作，保证会计信息质量，都是根据《中华人民共和国会计法》制定会计准则的。 (2)会计核算的基本前提相同。两套会计准则在这一点上都作了四个方面的规定，即会计主体、持续经营、会计分期和货币计量假设。 (3)采用的记账方法相同。都采用借贷复式记账法。 (4)记账使用的文字相同。都应当使用中文，少数民族地区可以同时使用少数民族文字。 2.不同点 事业单位与企业单位会计准则相比，也存在着较大的差异，如下表2-2所示： 表2-2 事业单位与企业单位会计准则的不同点不同点 事业单位会计准则 企业单位会计准则总则适用范围不同 适用于各级各类国有事业单位 适用于设在我国境内的所有企业方面有谨慎性原则和划分收益性与资本性支出没有此两条原则。原则一 有专款专用原则 没有此原则般原 只有发生经营性收支业务时方可采用权责则 发生制原则和配比原则 采用权责发生制原则和配比原则方 款项支用 对于国家指定用途的资金，应当按规定的 不要求专款专用，但需要划分收益性支出面 原则不同 用途使用，并单独核算反映。 与资本性支出。稳健程度异 勿需谨慎原则 要求谨慎原则“资产”所包 资产中没有递延资产，对外投资不分长期 分为流动资产、长期投资、固定资产、无形含的内容不同 投资和短期投资。 资产、递延资产和其他资产。“负债”所包 负债包括借入款项、应付票据、应付账款、含的内容不 预收账款、其他应付款等。借入款项没有 “负债”按流动性分为流动负债和长期负债同 按时间区分长短期。“净资产”的会 表述为净资产，包括事业基金、固定基金、 表述为所有者权益，包括资本公积、盈余公表达方式和计 内容不同 专用基金和结余 积和未分配利润要 定义为非偿还性资金，包括财政补助收入、素 “收入”的表 定义为营业收入，包括基本业务收入和其方 上级补助收入、事业收入、经营收入、附属达方式和内 他业务收入(企业除基本业务收入以外的面 单位缴款、其他收入(取得的投资收益、利容不同 其他业务活动所取得的收入)息收入、捐赠收入等)和基本建设收入等将事业单位为开展业务活动和其他活动所对“耗费”所 发生的各项资金耗费及损失以及用于基本 将企业在生产经营过程中发生的各项耗费下的定义不 建设项目的开支定义为“支出”，包括事业 定义为“费用”，包括直接费用、间接费用和同 支出、经营支出、对附属单位补助、上缴上 期间费用。级支出以及基本建设支出等。“利润”要素 不需“利润”要素 需“利润”要素会 报表种类异 不含现金流量表 含现金流量表计 按照“资产+支出=负债+净资产+收入” 按照“资产=负债+所有者权益”的平衡公报表 资产负债表 的平衡公式设置，左方为资产部类(包括资 式设置的，资产项目列在报表的左方，负债方 结构不同 产和支出)，右方为负债部类(包括负债、净 和所有者权益项目列在报表的右方，从而面 资产和收入)，左右两方总计数相等。 使资产负债表左右两方平衡。附 实行时间异 1998年1月1日起试行 自1993年7月1日开始施行则 对不能适用该准则及参照执行该准则的情方 说明情况不同 对此未作任何说明面 况作了说明

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