如何组织大型会议

如何组织策划大型或重要会议~

组织策划大型或重要会议的三个关键环节分别是：
一、明确会议主题，会议主题必须清晰
二、沟通会议时间，会议时间一定要提前安排，并同时沟通备用时间
三、细化会议议程，主持人和参加人员一定和领导提前沟通细节

会议组织又分为：会前准备、会中管控、会后复盘

会前准备：这里包括提前发布会议通知，筹备会议材料，确定参会人员名单等的准备。其中会议材料特别需要强调，根据不同会议种类，需要准备领导发言稿、主持稿、会场PPT。主持稿一定要模拟一下现场环节，串起整个会议；而PPT一定要提前在会议室电脑播放，确认是否兼容，色调是否正常等等。
资料准备完毕后，会议的布置一定要与会议的规模匹配。
第一是座牌，如有需要，一定要提前准备；
第二是每一位参会人员座位前放置笔、纸、笔记本、矿泉水或茶杯、抽纸等，如果领导需要抽烟，放置烟灰缸也是必备的；
第三是电脑、投影仪、麦克风、激光笔、空调、灯光等等一定要提前调试，并且检查电源。很容易忽略的一点是检查一下空调出风口是否对着人；
第四若是会议涉及外部客人，考虑到外来的客人不熟悉会场，需要提前准备好指引牌，并且在通知中留下联系人员电话，方便客人能准时参会。

会中管控：这个阶段的重点是如何让会议按照既定程序执行，如果发生意外，按照应急预案或临场随机应变。
首先，要安排人员负责签到，这时候可以提醒参会人员会议中的注意事项，类似不允许拍照、手机关为静音之类的；
其次，要安排人员负责会议中的茶水提供，注意节奏，可以由记录人员负责通知在会议室外的同事及时添水；
最后，安排人员播放PPT以及负责拍照。

会后复盘：会议纪要的编写下发，及时组织相关人员对各自负责的工作进行总结和自评，及时发放问题，并保证在下一次会议中杜绝此类事项的发生。

以上是组织策划大型或重要会议基本步骤与注意事项，每家公司略有不同，可以在此基础上，根据自己公司大型会议的要求制定出符合公司实际的会议方案。

大会难办怎么办？如何高效的组织大型会议举办?
大会难办，几乎是会议策划、管理与服务从业者公认的事实。会议举办难度随会议规模扩大而指数级增长，为什么会出现这种现象？我们又要如何应对？

快会务 大型会议管理系统
大会难办源于会议因素间复杂的相互作用关系
首先，我们要对会议活动有一个清晰的认知，那就是会议不是简单的参会人排排坐，服务人员奉茶水。会议是一项复杂的活动，由各种因素与关系方组成，而各因素与各关系方之间也存在着或强或弱相互作用。
简单地说，开会，尤其是大型会议，本就是一件比想象复杂的事情。
会议因素的动态性
组织会议不是写代码，你按照逻辑写好了，检查好没有bug，它就会按照你的期望运行。会议的各种因素都存在着不确定性，比如一个重磅演讲嘉宾飞机延误了不能按时出现，比如报名400人实际因各种原因只来了200人，比如天气预报明明是晴天忽然下起了雷阵雨……会议规模越大，可能变动的因素就越多。
会议因素存在关联性
会议因素往往不是独立存在的，而是有一定的协作性和关联性。比如某场会议因邀请了某重磅嘉宾而吸引了很多参会者，那么该嘉宾的因故缺席就会影响到这部分参会者的参会积极性，甚至因该嘉宾产生的会议赞助、参会媒体等也会受影响。
会议因素的开放性
如果一场会议是公司内部会议，往往可控因素更多些。但很多会议是对外的，参会者与主办方的利益关系不强，可控性也不强，出现意外的几率就随之增加。越大型的会议，这种现象就越明显。
做好这三点，大会效果有保障
1、着力关注关键性影响因素
其实会议管理从某种程度来说也遵循着帕累托法则。一个重磅嘉宾对一场会议的影响与一个普通参会者的影响显然不同。会议组织者要想清楚一场会议的关键因素有哪些，把相对多的精力放在这些因素上。只要把控好这些关键点，其它因素即使出现小问题，对大会整体效果的影响通常都不会太大。
2、做好预备方案，防患于未然
做好预案，把各种可能的突发情况提前想到，并准备B计划，应该成为会议组织者的基本素质。很多时候，成败藏于细节，想得越细，失误的概率越小，会议达到预期的可能性就越大。
3、组织分工明确，责任到人
与管理基本原则并无二致，会议管理同样要完善责任制，把所有工作落实到人。每个人都要对自己负责的部分想清楚、想到细处。出现突发情况能随时找到相应部分的责任人进行跟进，避免出现踢皮球的情况。
快会务适用于流程复杂、安全级别高、体验要求高的大型会议场景，助力客户提升办会品质与效率。通过会议数字化管理，可以节省出更多人力跟进关键影响因素，可以减少会议组织与跟进过程中的人为性失误，还可以从后台实时关注参会数据，提早发现问题并予以应对。

1、确立会议的主题

每一个会议都需要提前定好整个的主题，比如，西瓜树元引擎峰会这种，主题就很明确，这也是为了定位好听众和参与人员，确定参会的人员是哪些，这些信息都能帮助你做好这场会议的目标准备。

2、选择场地

根据你的规模选择好你的场地，并且多准备几家，都去体验之后，再做决定

3、市场营销

大多数情况下，活动组织者都会有一大笔预算用于活动的推广，比如在各个渠道商来宣传活动，那么广告这块需要格外注意，这也是最有挑战的部分

4、与赞助商合作

邀请一些赞助商参与活动可以帮助会议更好的启动并且削减你的成本，赞助商同样也会帮助你做一些市场推广。

5、联络嘉宾

邀请一些有名望且有实力的演讲者是非常重要的

6、会议日准备，签到，接待，反馈

在会议开始前一天，你需要检查一切环节以确保会议能正常进行

本人从事会议策划工作的，下面教你通过5大步骤高效组织会议：

1、组织准备：详细的活动计划

 会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个过程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

 会前准备主要包括以下几个环节：

• 明确会议主题、会议召开时间、准备好会议资料；

• 选择好会议场地，做好会场布置；

• 对会务人员合理分工，职责分明，各负其责；

• 会议内容和流程策划、会议宣传计划；

• 会议用品采办、会议宣传物料设计；

• 嘉宾邀请、嘉宾培训；

2、工具准备：选择合适的会务软件

 传统会议经常会遇到这些痛点：

• 手工签到累半死！

• 客户几点来的？几点走的？不知道！重点客户来没来？不知道！

• 查不到报名信息、统计机票餐食等信息想爆炸！

• 拿不到客户资料，客户下次怎么联系？

• 抽奖纯手动费时间！临时加奖该咋办？

• 会议没科技感！没气氛！大家低头玩手机！

• 需要调查问卷怎么办？

• 会议不足之处，下次不知道如何改进？

鲸会务可解决以上全部痛点！鲸会务是一款以小程序为载体，连接大小屏幕的活动组织工具。提供建站、报名、签到、互动、数据统计等功能的活动数字化解决方案。可满足展会、年会、培训沙龙、发布会、学术会议等各类企业内外活动场景。

 3、宣传预热：为会议带来更多的流量

如何让更多的目标受众了解会议信息并吸引他们参与？在宣传预热阶段，主办方需要搭建宣传矩阵、选择合适的宣传渠道、进行流量导入，以确保会议获得足够的关注。

（1）搭建会议宣传的全媒体矩阵

主办方可以考虑组建：会议微网站、小程序、电子海报、H5页面、电子邀请函、会议专题页、微信图文、官网等。

鲸会务功能定制版产品——鲸站已上线，可帮助主办方轻松搭建活动专属微站。主办方可快速创建活动信息，配置日程、文章和图片等多种素材，可自由编辑和管理；无需复杂开发，即可实现会务活动信息的多样化展示和集成。一键配置，H5/小程序端同步展现，打造全方位官宣产品矩阵，提升活动影响力。适合应用于各种会务活动场景。

（2）选择合适的宣传渠道

如：EDM、短信、微信、朋友圈海报、社群推广、渠道码海报、媒体合作、SEO/SEM等。

（3）流量导入

主办方可以通过导入外部流量、邀请自带流量的“垂直网红”等多种方式，进一步扩大会议的影响力。

4、模拟预演：会议成功的必要保障

针对大型会议，会前，要组织演讲嘉宾、会议主持人及相关工作人进行预演、熟悉会议软硬件环境是非常必要的。此外，要保证参与者从获取会议信息、报名参与、接收会前提醒、准确进入会议“现场”到会后调研的全流程能够顺畅、有序进行。

5、应急预案：从容应对突发状况的PLAN B

现实的会议中，很可能会出现突发事件，所以筹备会议需要有应急预案。一般情况下，会议中常见的紧急事件包括：医疗问题、卫生问题、火灾问题、盗窃问题，这些都是会议中容易突发的事情。作为会议筹办这就必须为这些突发事件做好充分的准备。

组织大型会议需要注意的方面很多
我这边从活动阶段来说明，以百格活动为例
会前准备：网站搭建、报名设置、门票设置、支付设置、接送预订
会议宣传：宣传设置、网站嵌入、渠道推广、优惠码、会议通知、微信邀请函

报名管理：订单管理、人员管理、发票管理、会员管理
会议签到：ipad、手机、微信、身份证签到
现场管理：展位、用餐、接送、分房、分会场、现场互动管理
会后分析：报名、签到、收款、访问、表单、问卷、渠道、分析数据
上面所讲的都是一些套路或者功能性的事情。
大型会议还有几点要注意：
（1）安保报备，这个和各地的政策有关
（2）流程安排
（3）人员安排

找专业的服务商可以解决细节问题，但是整体把控还是得靠自己

您好！
要让会议顺利进行，前期的会议签到是至关重要的，如果是小型商务会议，人数较少，那么签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项相对复杂的工作，既要让签到有序进行。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的。
1.
回执统计表、签到表格、引导及协助人员、
2、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙及早餐券、标明入住者姓名及房号的小信封
(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、酒店功能开闭说明及付费标准。
3.
会议(展览)须知、会议(展览)详细日程。
4.会后会间考察线路及参与方式。
5.
返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。
尽量使用电脑签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
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望采纳，谢谢

组织大型会议最重要的三个环节：
1、会前准备：应该做一个大会的宣传网站，展示大会信息，提升大会的知名度。这个宣传网站最好还能实现报名、门票购买等功能。虽然可能需要花费很多，但是效果也是很好的。
2、会中签到：大型会议签到一般采用自助签到，鲸会务提供四种自助签到方式，不用排队快速完成签到
3、会议数据统计：这是非常关键的，报名签到信息，互动信息、报名信息留存等都应该有一个统计，才能知道大会效果怎样，方便对大会效果进行复盘

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