从机关档案工作角度看文书工作的规范化

~ 文书工作和档案工作是一件事物两个阶段的产物，档案是由文书转化而来的，没有文书工作，档案工作就无从谈起。因此， 文书工作规范化是保证档案工作高质、优效的重要因素。但是，从文书立卷归档和档案利用工作看，文书工作规范化仍然存在不可忽视的问题，必须引起各级领导和广大秘书人员的重视，采取措施认真解决。
　　一、书写不规范。
　　书写不规范的问题，不仅仅是办文人员不注意，而且许多领导同志也不注意。主要体现在： 　　
　　一是文件格式不完整，缺日期、少作者、 标题反映不出文件的内容。这类问题多半是一些领导同志的讲话，未标明日期，有的还看不出是什么地方、什么场合讲话，有的重要文章不知发表在何报何刊上。文件反映不出内容，大多是××单位关于宣传学习贯彻××字号文件的通知，还有的单位，干脆不写内容，仅写一个“通知”。还有主题词不确切，主要是有的单位只看文件标题标主题词，这样标出的主题词反映不了文件的全部内容，给查阅利用带来困难。
　　二是在批注、修改文件时将字写在左边，不留装订线。有的甚至“有空子就钻”，一张纸从上到下，从左到右，正面反面写得满满的，连编页号的位置都不留。
　　三是使用铅笔、圆珠笔加注、修改；归档用喷墨式、针式打印稿。
　　四是使用复写纸、热敏纸，且纸张大小规格不一。按照《中国共产党机关公文处理条例》的要求，公文用纸幅面规格应采用16开型(长260毫米、宽184毫米)，或采用国际标准A4型(长297毫米、宽210毫米)，可是小于或大于这种标准纸张印制的文件档案里随处可见。
　　由于书写不规范，导致浪费时间、人力、物力。文件无时间，需要考证；字迹不耐久，产生油渗或消失，需要抢救；纸张大小不一需要加工；无标题或主题词不确切需重拟或重标。我们算了一笔帐，只因文件纸张不规范、不留装订纸，就给文书立卷工作带来很多麻烦。不符合规格的纸，小的贴边，大的要折齐，为防止霉变，还要专门熬制去葡萄糖的浆糊，裁剪贴边用纸，有的单位光花在这方面的人力，一年就要一人干一个多月。不仅如此，由于文件贴边，增加案卷的厚度，如一个单位一年为此增加2个卷(实际有的单位还不止)，试想全国一年下来要增加多少个卷，又将增加多少人、增加多大的藏地呢?再说，由于裱糊加工出来的，不可能那么规范，因而也就使得案卷不整齐、不美观。
　　二、归档不齐。
　　一个比较大的单位一般有文书档案、会计档案、人事档案，还有基建没备档案、音、照片等档案，随着办公现代化的实现，还有光盘、磁盘等。人们往往重视人事、文书、会计档案。从过去的工作看，从档案中发现文书档案中缺少党和国家领导人和上级部门领导到基层视察工作形成的材料；还有本单位领导下基层调查研究、考察工作形成的材料和领导亲笔起草或以领导个人名义发表的重要文章等。还有一些内部材料，如少数领导召开小型会议研究决定了重要问题，却没有任何文字根据；还有只归文字不归音像、照片等，如领导考察、调查研究有照片、录音等，照片往往洗印出来就送给领导而忘记归档；基建档案中缺少审批手续、图纸等。
　　由于归档不齐，不利提供利用。有时利用者查不到需要的档案，只好去找当事人，找来找去，花钱又费力，还是解决不了问题。有的机关基建设备档案不齐，如缺少管道图纸，在进行基建维修时，只好盲目乱挖，以至险些造成事故，甚至造成事故。
　　关于实现办公自动化后的文书工作规地化问题，许多机关单位未列入议事日程，从档案管理角度看，目前发现有光盘、磁盘小身的质量问题，如霉、变、假冒伪劣品等。还有存入光盘、磁盘上的文件内容问题，有不标明文件题名，造成后来检索不出文件。对现代化设备本身的管理也不够，有的单位何时购微机、何时保养和维修、维修的原因、他用什么程序都没有记载，这给今后的联网工作带来困难，造成新的麻烦，也对文书工作规范化造成新的不利影响。
三、文件材料归档不及时。
　　《中国共产党机关公文处理条例》规定文件材料归档按《机关档案工作条例》规定执行，即：“机关文书部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案。”从执行情况看，常有不按规定办的情况发生，有的单位文书部门交出已经过去好几年的零散的重要文件材料；由于不按时归档，造成档案室的同志返工拆卷，重新整理，修改案卷、卷内文件目录，浪费人力和物力，又影响档案利用。
　　产生上述问题的主要原因：
　　一是领导重视不够。一方面，负责文书工作的领导，他既是领导又是工作人员，领导本身就产生一些文书，领导不按规定办，下面的工作人员又不便对领导提出要求。另一方面，领导有责任督促检查文书规范化问题，但没有认真履行其职责。
　　二是机关文书人员对档案工作了解不够。从事文书工作的同志对《中国共产党机关公文处理条例》的学习是认真的，但在执行中偏重于文字及内容的规范，而忽视了档案工作对文书立卷的要求。如：有的同志认为，党委常委会议记录等非常重要的文件，只要保存二三年就行了。这是因不了解文件材料的归档范围和保管期限所致。另外，还有一些办文的同志认为，文书立卷工作是档案部门的事，不是自己的职责范围，违背了《中国共产党机关公文处理条例》中关于坚持文书处理部门立卷的要求，所以，有的同志只图个人方利用，将自己办理的应当归档的文件材料留下来，没有考虑到这样做将给档案工作增添很多麻烦。
　　三是档案部门指导不力。《机关档案工作条例》规定，机关档案部门要对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。有的单位档案部门强调文书处理部门立卷，放弃指导，发现档案中存在不规范的问题不及时反馈，予以纠正。加上文书立卷人员更换频繁，业务不熟，使得文书工作不规范的问题一直影响着档案工作顺利进行。
　　从档案工作中发现文书工作确实存在不够规范的问题，如何加以解决，我们认为要从以下四个方面来进行：
　　一、加强领导。任何工作都离不开领导的支持。文书工作规范化更是如此。一是领导参加会议、办理事务、解决各种问题形成的重要文件材料，这些文件材料反映了一个单位的主要职能，也是一个单位档案工作的重点，需要领导同志带头来规范。这部分文件材料规范了，可以说这个单位文书工作规范化的重点解决了。二是领导加强督促检查，及时总结经验，对先进的进行推广，存在问题及时纠正。为了确保归档材料的齐全，领导在安排布置工作的同时，要布置文件材料(包括音像、照片)的归档工作。比如召开重要会议，决定的重要事项，领导应要求文书人员作出记录和纪要，如若不规范，呈送领导审批时，要指出并纠正。三是领导要关心文书人员素质的提高。要创造条件，给予学习的机会，提高文书人员的工作水平，从根本上解决文书工作规范化问题。
　　二、坚持执行制度。要实现文书工作规范化，必须做到“有规矩、懂规矩、守规矩”。我们认为，现在，党和国家对文书工作和档案工作已制订了许多规定，中央办公厅已制定并印发《中国共产党公文处理条例》和《机关档案工作条例》，国家颁布了《中华人民共和国档案法》，国家档案局也制定了《机关档案工作业务建设规范》，这些法律、条例的制定，说明文书工作规范化已经有规可循，关键是落实，也就是说不但要有规矩，而且应该懂规矩、守规矩，克服随心所欲的习惯，培养一种严谨的工作作风。
　　三、开展评比竞赛。开展评比竞赛是一种推动工作的有效方法。为了实现文书工作规范化，适当开展检查评比工作是非常必要的。机关单位的文书部门可以根据有关规定，联系实际，制定出文书工作或文书立卷工作竞赛方案，依据一定的规则，制定评分标准，通过检查、竞赛、评比。评出先进，给予通报表彰，并给予适当物资奖励。运用检查评比的好处在于，可以互通情况、交流经验、发现不足，激励先进，促进后进，达到促进文书工作规范化的目的。
　　四、组织培训和学习。秘书部门的工作质量和效率取决于其工作人员的素质高低，一名秘书工作者受教育的多少、深浅，直接影响其业务水平的高低。特别是机关实现办公自动化后文书工作的手段、工作方式、方法都随之而改变，要适应这种变化，文书人员就必须不断学习新知识、新技术。我们认为，机关单位秘书部门应根据自己的实际情况、文书人员的素质状况，区别不同情况，组织学习，可以进行脱产或不脱产的短期培训，系统地学习，这有利于全面提高秘书人员素质。也可以进行业务研讨，干中学，边干边学，在实践中提高秘书人员的水平。对于大多数秘书人员来说，主要是自学。总之，采取多种形式抓业务学习，从根本上解决文书工作规范化的问题，从而促进档案工作的发展。

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