你觉得职场中,怎样汇报工作会让领导对你另眼相看?
汇报工作是每个职场人非常普遍的一项日常工作,但汇报要做好,却不容易。
首先,我们来看看到底什么是汇报。汇报是把所做的工作及时进行反馈,它是一种我们与上级沟通的方式。
其次,我们来看看为什么要汇报?马克·麦考梅克在《哈佛学不到的经营策略》中提到“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作”,从这句话,我们就能看出来,汇报最大的好处就是扩大自己的影响力和提高能见度,否则默默无闻的干了很多活,可能并没有人知道。
接着,我们来说说汇报的两种类型:一是主动汇报,二是被动汇报。
主动汇报指的指请示工作,比如“领导,最近我们部门关于产品研发有一个新想法,您听听……”。
被动汇报指的是回过头来去报告,简称“回报”,即回复上级交办的事项的完成情况。比如“领导,您交办的布置会场的工作,已经全部完成了”。
汇报既然有两种,那么,我们就来看看,如何做好这两种汇报?
1、如何做好主动汇报
(1)永远提供选择题。跟上级沟通,永远带着方案去。比如,“现在的工作存在什么问题,我想了三个方案,第一个是什么,第二个是什么,第三个是什么,您看哪个更合适”。千万不要带着问题去汇报,开口就说“现在的工作存在xx问题,领导,您看怎么办”,公司请你来是解决问题的,而不是制造问题的,如果每天都在问上级“这个问题,怎么弄”,那么你就没有存在的价值。
(2)先说结论少闲扯。有些人汇报工作,絮絮叨叨没完没了,说了半天说不到结论,对于上司来说,他可能并不关心事情的来龙去脉,不关心你是怎么做的,他只关心结果是怎么样的,所以开口先说结论,说完了结论在简单说过程。
(3)选择正确时机。不管是职场沟通还是日常沟通,都要讲究时机,因为话没说对时候,也会带来负面影响,比如汇报不及时,或者是在上司正在处理重要工作时去汇报,这些不仅不会给沟通带来好处,反而还会起到负面影响。
(4)切忌“讲故事”。我们的大脑天生喜欢听故事,为了吸引别人的注意,让自己的语言表达更有魅力,学会起承转合讲故事,成为很多人日常自我提升的必修课。
然而,如果你将讲故事的功夫用在,汇报工作上,不仅无法吸引到上司的注意,还会引来反感。看看以下的汇报:
“领导,上周二,我们XX部门接到A公司的投诉,对方投诉的事件是去年发生的XX案件有关,我已经去A公司了解情况了,进行了说明,但是A公司不接受我们的解释,目前我们正在商讨后续的对策”。
听完这个汇报,你是不是觉得一头雾水,不知道对方到底是想要汇报“接到了投诉”,还是想汇报“正在积极解决问题”?
如果你在汇报工作时,对方抓不到汇报内容的重点和关键,你们接下来的沟通可能就会跑偏了方向。问题不仅得不到解决,沟通的效率也大大降低。正确的汇报不应该从讲故事开始,而要从说结论开始。
在最开始的15秒,要先告诉对方结论,比如“向您汇报一个好消息”,或者“有个坏消息向您报告”。给对方留出充足的心理准备,接着再用45秒报告详情。
说完了详情,最后别忘了总结,比如接下来你打算怎么做。
高效的汇报,一定要能在1分钟内完成,具体分为三个部分:结论、详情、总结,其中详情要言简意赅,不需要交代具体细节,因为细节是在报告结束后,留给“提问时间”的。
简而言之,在汇报工作时,千万不能在开头啰啰唆唆,这样会让听汇报的人感到不耐烦。报告要简洁,尽量控制在1分钟之内,一开始就要说明确结论是怎样的。这样才能提升沟通和解决问题的效率。
2、如何做好被动汇报
(1)事事有回音,不论成与败。上级交办的任何事情,不论事情大小,不论结果是好是坏,都要主动汇报。尤其是小事,对你来说,可能微不足道,顺手就能完成,根本不用回过头去汇报,但是对于上级,即使再小的事情,他交办给你,如果没有得到准确的回复,这块石头就一直在他心里落不下来。比如,领导交办你去取一份文件,这是举手之劳,更没有什么难度,所以很多人拿完了文件,就不会给领导汇报,因为这件事太简单了。但是对于交办给你的领导来说,文件是否拿到手,是他关心的,当你没有回复他时,他就不会认为你已经完成了。
(2)反馈要及时,不要拖和等。对于上级交办的任务,不管进展到什么程度,或者发生什么情况,都要及时给予反馈。上级交代给我们任务,是基于对我们的信任,所以,不论我们是否完成、中间是否遇到了什么问题,都要及时反馈,不要拖着、等着上级来询问我们,我们才知道去汇报情况。
总结
汇报工作是每个职场人经常要做的一项工作,它是一个让领导了解你的很好的窗口,要好好把握。
相比于被动汇报,主动汇报会更容易给领导留下好印象。相比于长篇大大论,简明扼要的汇报更能体现重点。所以,要想通过汇报给领导留下好印象,就要学会正确的汇报。
汇报工作的时候,一定要把工作说的特别的清楚,而且还要加上自己的看法,会让领导对你另眼相看。
在给领导汇报工作的时候,你一定要注意言简意赅,能讲重点,让领导一听就明白,不要长篇大论,罗里吧嗦,领导没那么多时间听你做演讲,而且一定要注意逻辑清晰,能突出重点,这样的汇报老板就会很满意。
应该抓住重点也应该说出中心思想,其实就是应该用一些简洁的语言表达出自己的想法和观点。
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