接打电话时的注意事项有哪些

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~ 电话礼仪的注意事项
1. 声音礼仪
在接打电话时,双方的声音是一个重要的社交因素。声音不仅代表个人形象,也代表了组织的形象。因此,打电话时应说标准的普通话,声音要亲切自然,使对方感受到自己是位精神饱满、全神贯注、认真敬业的人。
2. 语言礼仪
电话交流时,语言表达应简洁明白,吐字清晰。称呼对方时要加头衔,避免使用轻浮的言语。措辞和语法要得体,不可太随便或太生硬。
3. 处理线路中断
当通话时线路突然中断,拨打电话的一方应负责重拨,并在重拨后表示歉意。若接电话一方在一定时间内未重拨,接电话的一方也可主动拨过去。
4. 准时回电
如果约定某人某时回电话,务必准时拨打。如有事无法及时回电,应告知同事或留言,表明已经尽力。
5. 电话留言
对电话留言必须在一小时内给予答复。如果无法亲自回电,应托付他人代办。
6. 应对干扰
若在别人通话时进入其办公室,应轻声道歉并迅速退出。如确有急事需打断通话,只能写便条示意,然后退出。
接听电话的礼仪注意事项
1. 及时接听
接听电话时,要立即停下手头的事,尽快接听。避免铃声响过很久才接听,显示出对通话的重视。
2. 问候与自报家门
接电话时,首先要问候对方,然后自报家门,以确认自己是对方要通话的对象。
3. 聚精会神
接听电话时,要全神贯注,认真领会对方的话,避免心不在焉。
4. 分清主次
电话铃声响起时,应优先接听电话。如在忙其他事务,可简单说明原因,并约定具体通话时间。
5. 处理多个来电
如在接听电话时收到另一个电话,应向来电者说明情况,请求稍等,并在处理完当前通话后再回拨。


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